Эй, друзья, которые делают брошюры по продуктам, вы часто страдаете от этих вещей? Только что напечатанное руководство, технический отдел сказал, что параметры были изменены; Проект дизайна был изменен на 18-е издание, в результате чего руководитель сказал, что « первое издание все еще чувствует себя хорошо»; Коллега по продажам встречается с клиентом со старой версией руководства, в результате информация не соответствует, сцена называется неловкостью... Версии летают повсюду, общение зависит от рева, не говоря уже о пустой трате денег, главное-потерять свою долю перед клиентами! Не паникуйте, здесь « специальное лекарство » для исправления хаоса версий, вот эти 5 шагов, практичные и легкие в работе!

Шаг 1: превратить « мантру » в « официальный лист »-создать механизм подачи заявок на изменение

« Эй, Сяо Ли, помогите мне изменить параметры на странице 5 этого руководства? » Устно говорить, кричать в WeChat, письма летают по всему небу? Когда источник беспорядок, все сзади беспорядок!

Как это сделать: Независимо от того, насколько небольшие изменения (даже если вы исправите опечатку!), Вы должны официально сделать заказ. Получите простую электронную форму заявки (онлайн-форма, общий документ все в порядке), ключевая информация прибьется：

Где изменить? Надо сказать: какая страница, какой абзац, какая схема пособия.

Почему менять? Клиент жаловался? Технология была модернизирована? Правила изменились? Пишите понятно.

Кто меняет? Кто виновен? (Сяо Ван из отдела маркетинга? Лао Ли из технического отдела?) Не двусмысленность.

Когда это хорошо? Дайте мне четкий срок, не откладывайте!

Точка скачка эффективности: все заявки объединены в одно место, кто их упомянул, кто несет ответственность и где прогресс, можно увидеть с первого взгляда. Полностью положите конец драме «Я думал, ты изменился»!

Шаг 2: пусть модификация « яркая » — дизайн логотипа хамелеона

Новая версия была изменена, она выглядит точно так же, как старая? Все зависит от человеческой плоти, чтобы « найти разницу », и это тратится глаза и легко протекать!

Как это сделать: прикрепите каждое изменение уникальным «визуальным ярлыком»：

Изменение текста: новый или измененный текст непосредственно выделяется яркими цветами (например, ярко-зеленый цвет в этой версии). Рядом с ним добавьте небольшую заметку: « Обновление 2024.7.9, технический отдел-Лао Ли ».

Обновление изображения/диаграммы: добавьте четкий небольшой водяной знак в угол изображения, например, «Ver2.3».

Идентификационная табличка версии: в нижнем колонтитуле или заголовке каждой страницы напечатано номер версии и дата обновления (например: V2.3_20240709).

Точка скачка эффективности: получите руководство, и за 3 секунды вы можете узнать, является ли это последней версией и где она была изменена. Братья по продажам выходят на улицу, чтобы встретиться с гостями, и больше не боятся взять не те « боеприпасы »!

Шаг 3: Создание « библиотеки единственной истины »-создание центральной библиотеки документов

На чьем компьютере находится окончательная версия файла? USB-накопитель? Или тонет в чатах WeChat? Найти файл-это как иголка в стоге сена!

Как это сделать: обязательно! Должно! Должно! Создайте единственный назначенный пункт хранения в режиме онлайн (корпоративный сетевой диск и облачный диск OK)：

Положите по версии: имя папки будет "V1.0_20240601", "V1.1_20240615", "V2.0_20240701"... Ясно и ясно.

Сохраняется только « выпускное издание»: в этой библиотеке размещаются только окончательные и опубликованные PDF или печатные файлы. Эти черновики, которые меняются снова и снова? Не запихайте его!

Хорошо управляется разрешениями: кто может загрузить (как правило, ответственный за руководство), кто может загрузить (все могут посмотреть), разрешения установлены, рука скользящая по ошибке удалена? Не существует!

Точка повышения эффективности: вы хотите найти версию, которую вы отправили крупному клиенту Чжану в прошлом году? Сделано за 10 секунд! Историческая версия переворачивается в любое время, и ответственность ясна.

Шаг 4: Напишите «дневник роста» для релиза-ведите журнал изменений

Почему переходить с V1.2 до V1.3? Что изменилось? Спросите круг людей, утверждение все еще другое? Слишком задержка!

Как это сделать: Создайте эксклюзивный « дневник роста » для руководства (онлайн-документ сделан)：

Номер версии : V1.3, V2.0...

Дата обновления: 2024.07.05

Что изменилось? Кратко объясните: например, « Обновить данные об автономности батареи на странице 8», « Исправить ошибку в единицах размеров продукта на странице 3».

Почему менять? «Оптимизация измеренных данных», «Обратная связь клиента».

Кто его изменил? « Технический отдел-Лао Ли », « Отдел обслуживания клиентов-Сяо Ван ».

Кто это судил? "Департамент маркетинга-директор Чжан".

Точка скачка эффективности: новый человек берет на себя проект? Клиенты сомневаются в изменениях? Откройте этот « дневник», вся история понятна с первого взгляда, общение экономит труд и эффективно!

Шаг 5: Регулярная « генеральная уборка » и сохранение свежести версии — установка правил уборки и ритма обновления

Старая версия сложилась в горы, и ее легко перепутать, занимая место; Руководство не обновляется один раз в несколько лет, информация устарела!

Как это сделать ：

Установите « срок годности » для старых изданий: например, неокончательные черновики, которые должны быть опубликованы более 18 месяцев, могут быть перенесены из основной библиотеки в « Исторический архив » (специальная папка). Окончательно выпущенная версия хранится в постоянной коллекции.

Активный « медицинский осмотр »: каждый квартал или каждые полгода ответственное лицо по собственной инициативе переворачивает содержание руководства: есть ли серьезное обновление технологии? Изменилась ли рыночная стратегия? Даже если нет мелких ремонтов и дополнений, если контент « стареет», пришло время рассмотреть вопрос об обновлении новой версии.

Точка всплеска эффективности: склад чистый, быстрый поиск вещей; Регулярные проверки заставляют вас обновлять контент, а руководство всегда « свежее и материальное»!

Стабильно и стабильно, чтобы руководство стало « золотой вывеской » вашего бренда

Руководство по продукту-это не просто листок бумаги с напечатанными параметрами. Это важное окно для клиентов, чтобы взвесить ваш профессионализм или непрофессионализм, краеугольный камень доверия к осаде продаж и молчаливому представителю вашего корпоративного имиджа. Хаотические версии, неверная информация могут разрушить это доверие за минуты.

Выполнив эти 5 шагов, создав механизм изменения следов и прослеживания истории, вы получите больше, чем просто « беспорядочное » руководство. Что вы действительно получаете, так это：

Внутренняя эффективность ракета поднимается в воздух: общение гладкое, ответственность ясна, поиск документов не сходит с ума, командная работа называется шелковистой!

Внешняя стена доверия прочно построена: передаваемая информация точна, последовательна и надежна, клиенты смотрят на нее и успокаиваются, а продажи выходят и говорят о том, что одна талия более жесткая!

Ценность бренда стабильно осаждается: строгая, надежная и последовательная инструкция сама по себе является лучшим доказательством силы и профессионализма вашего бренда.

В конце концов, профессиональныеИзготовление брошюр по продуктуСуть на самом деле не в причудливом дизайне (конечно, красивом и важном!), а в этом « нулевом хаосе » — чтобы каждое изменение оставляло след и каждое релиз заслуживает доверия. Включите этот механизм в процесс изготовления руководства, и это самый прочный ров для вашего бренда. Найдите правильный способ, ваше руководство, также может стать брендовым оружием, которое успокаивает клиентов и завидует противникам!